Cómo conseguir un correo profesional en 6 pasos fáciles

Un correo electrónico profesional para tu negocio es esencial para establecer credibilidad, mejorar la consistencia de la marca y agilizar la comunicación con clientes y consumidores.

Esta guía te llevará a través de los principales pasos para configurar tu correo profesional con Hostinger, cubriendo todo, desde la elección del plan de hosting adecuado hasta la implementación de medidas de seguridad robustas.

Al final de este artículo, tendrás un correo que hará que tu empresa parezca más creíble y organizada y te ayudará a gestionar tus comunicaciones de manera más eficiente.

Cómo conseguir un correo profesional

Vamos a repasar cada paso en detalle para asegurar una configuración fácil y eficiente.

1. Elige un plan de hosting para correo con Hostinger

Al elegir un plan de hosting para correo por primera vez, enfócate en las siguientes funciones para asegurarte de que obtienes todo lo que necesitas:

• Capacidad de almacenamiento. El amplio almacenamiento asegura que puedes guardar correos electrónicos sin preocuparte por quedarte sin espacio.
• Funciones de seguridad. Proteger la comunicación de tu negocio de amenazas como el phishing, el spam y el acceso no autorizado es crucial. Asegúrate de que tu plan incluya funciones de seguridad esenciales como la autenticación de dos factores, filtros de spam y cifrado.
• Número de alias. Los alias te permiten crear múltiples direcciones de correo bajo una sola cuenta principal, lo que puede ayudar a gestionar diferentes aspectos de las comunicaciones de tu negocio.
• Atención al cliente. La atención al cliente confiable asegura que puedes resolver cualquier problema rápidamente, minimizando el tiempo de inactividad y las interrupciones.
• Facilidad de uso y configuración. Una interfaz fácil de usar y un proceso de configuración sin complicaciones ahorrarán tiempo y reducirán la curva de aprendizaje para los principiantes.
• Integración con otras herramientas. Integrar tu correo con otras herramientas de negocio como calendarios, gestores de tareas y sistemas CRM puede agilizar las operaciones y mejorar la productividad. 

Hostinger ofrece dos planes principales para correos:

Business Starter

Este plan es ideal para pequeños negocios y startups. Ofrece funciones esenciales como 10 GB de almacenamiento, medidas de seguridad estándar y una interfaz fácil de usar, todo por 0,99 USD/mes.

Business Premium

Este plan es más adecuado para negocios en crecimiento, incluyendo funciones adicionales como mayor espacio de almacenamiento, más reglas de reenvío y herramientas avanzadas de gestión de buzones, todo por 2,99 USD/mes.

Sigue estos pasos para comprar tu plan con Hostinger:

• Selecciona el plan que mejor se alinee mejor con tus necesidades.
• Determina la cantidad de buzones necesarios para tu negocio. 
• Selecciona un período de suscripción que se adapte a las necesidades de tu negocio, teniendo en cuenta que optar por un período más largo ofrece mejores descuentos.
• Crea una cuenta y paga tu plan.
• Sigue las instrucciones de los primeros pasos en pantalla.

2. Registra un nombre de dominio personalizado

Tener un nombre de dominio personalizado es crucial para tu correo profesional ya que fortalece el profesionalismo y la consistencia de tu marca.

En lugar de usar uno genérico como tuempresa@gmail.com, un dominio personalizado te permite crear direcciones como info@tuempresa.com. 

Al elegir un nombre de dominio, considera los siguientes consejos para garantizar su efectividad:

• Relevancia. Elige uno que refleje el negocio o los servicios que ofreces. Esto ayuda a transmitir de qué se trata lo que haces a primera vista.
• Sencillez. Mantén el nombre de dominio simple y fácil de escribir y de pronunciar. Evita usar palabras complejas o ortografías inusuales que puedan confundir a los posibles clientes.
• Memorabilidad. Los clientes tienen más probabilidades de recordar un dominio memorable que uno más difícil o confuso. Apunta a algo llamativo y único que se destaque de los competidores.
• Evita números y guiones. Estos pueden ser confusos y difíciles de recordar. Elige letras y palabras que sean fáciles de escribir y comunicar.

Usa nuestro verificador de nombres de dominio para encontrar el dominio perfecto para tu correo:

Una vez que hayas comprado tu plan, verás los primeros pasos. Elegir y registrar un nombre de dominio es parte de este proceso.

Si ya tienes uno, conéctalo a tu cuenta de correo profesional. O, sigue las instrucciones en pantalla para comprar un nuevo dominio.

3. Crea una cuenta de correo para tu negocio

Una vez que tienes un nombre de dominio, es hora de configurar tu cuenta de correo.

En este paso, especificarás la primera parte de tu dirección de correo, también conocida como la parte local. Esta es la sección antes del símbolo “@” que identifica tu buzón dentro del dominio.

Hay varias formas de crear partes locales. Aquí tienes algunas de las opciones más comunes y sus ventajas.

Correo individual

Estas son direcciones específicas para una persona en tu empresa.

Por ejemplo, podrías crear algo como juan.perez@tuempresa.com. De esta manera, se puede contactar directamente a los empleados individuales.

Correo funcional

Estos se utilizan comúnmente para la función específica de un negocio, como las ventas o el soporte al cliente. Los ejemplos incluyen ventas@tuempresa.com o soporte@tuempresa.com.

Esto ayuda a dirigir las consultas al equipo adecuado y agiliza la comunicación.

Correo para consultas generales

Una dirección general como info@tuempresa.com o contacto@tuempresa.com es útil para las personas que necesitan ayuda para determinar a quién contactar en tu empresa.

Teniendo en cuenta estos factores, exploremos algunas de las mejores prácticas para crear una dirección de correo electrónico de negocio efectiva:

• Mantenlo corto y memorable. Esfuérzate por una parte local que sea fácil de escribir y recordar. Esto aumenta la probabilidad de que las personas lleguen al destinatario correcto.
• Usa letras minúsculas y números. Evita usar letras mayúsculas o caracteres especiales, ya que pueden ser menos legibles y propensos a errores de tipeo.
• Sé consistente. Si eliges el enfoque de correo individual, asegúrate de mantener la consistencia en tu equipo. Por ejemplo, podrías usar nombre.apellido@tuempresa.com para todos los empleados.
• Considera usar alias. Los planes de Hostinger admiten alias que te permiten crear direcciones de correo adicionales que se reenvían a un buzón central. Por ejemplo, podrías crear un alias como consultasdeventas@tuempresa.com que reenvíe a la dirección ventas@tuempresa.com.

4. Conecta tu correo profesional a aplicaciones y dispositivos

Ahora que tu correo está en funcionamiento, es hora de vincularlo con los dispositivos y aplicaciones que vas a utilizar.

Comúnmente conocidos como clientes de correo, estas aplicaciones te ayudan a acceder a tu correo electrónico en tu smartphone, tableta o portátil. Esto asegura que puedes responder a las consultas y gestionar tu carga de trabajo incluso cuando estás lejos de tu escritorio.

Muchas aplicaciones también ofrecen funciones de seguridad adicionales como el filtrado de spam y protección contra phishing, añadiendo una capa extra de defensa para la comunicación de tu negocio.

Conecta tu correo a varios clientes en hPanel → Emails → Conecta aplicaciones y dispositivos. Si usas dispositivos Apple, es posible usar el autoinstalador de un solo clic para la autoconfiguración.

El mejor cliente para ti depende de tus necesidades y preferencias específicas. Al hacer tu elección, considera factores como las funciones deseadas, la compatibilidad con el sistema operativo y el presupuesto.

Algunos clientes populares incluyen:

• Thunderbird. Una opción gratuita y rica en funciones perfecta para usuarios que valoran la personalización y la potencia.
• Microsoft Outlook. Un cliente orientado a los negocios que proporciona un conjunto completo de herramientas para gestionar tu bandeja de entrada.
• Apple Mail. Preinstalado en dispositivos Apple, esta es una opción conveniente para los usuarios de macOS que quieren una experiencia de instalación simplificada.

5. Implementa medidas de seguridad

Conseguir un correo profesional abre puertas para la comunicación y la colaboración, pero también puede convertirte en objetivo de ataques maliciosos.

Los correos a menudo contienen información sensible, como datos de clientes o detalles financieros. Los ataques de phishing y el malware pueden engañar a los usuarios para que revelen dicha información, causando un daño significativo a tu negocio.

De manera similar, una cuenta hackeada puede usarse para enviar spam o suplantar a tu empresa, dañando la reputación de tu marca y la confianza del cliente como resultado.

Hostinger ofrece varias funciones para ayudarte a asegurar tus correos, incluyendo autenticación de dos factores (2FA) para tu hPanel y cifrado a nivel de servidor.

2FA añade una capa extra de seguridad al requerir un segundo código de verificación al iniciar sesión, lo que dificulta el acceso no autorizado. El cifrado mantiene seguros los datos de tu correo, protegiéndolos de los ataques no deseados.

Potencia tu seguridad con estas prácticas:

• Contraseñas fuertes. Escoge contraseñas complejas utilizando letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Evita usar la misma contraseña para varias cuentas.
• Actualizaciones regulares. Mantén tu cliente de correo y el software de tu sistema operativo actualizados con los últimos parches de seguridad.
• Educa a tu equipo. Proporciona a tu equipo formación continua sobre prácticas de seguridad para el correo, incluyendo la identificación de intentos de phishing y evitar abrir archivos adjuntos sospechosos.

6. Administra y optimiza tu correo profesional

Un sistema bien organizado y optimizado es crucial para mantener un flujo de trabajo productivo. Aquí tienes algunos consejos para gestionar tu correo profesional de manera eficiente:

Gestiona el almacenamiento

Monitorea el uso del almacenamiento y elimina los correos o archivos adjuntos innecesarios para evitar exceder los límites.

En hPanel, puedes ver el uso del almacenamiento para cada cuenta, lo que facilita su gestión y liberación de espacio cuando sea necesario.

Organiza con carpetas

Crea carpetas para categorizar y así son más fáciles de encontrar y gestionar. Utiliza subcarpetas para una mayor organización dentro de las categorías.

Esto se puede hacer directamente en tu cliente de correo o a través del correo de Hostinger.

Automatiza tareas

Muchos clientes de correo te permiten configurar reglas automáticas para tareas como filtrar spam o mover correos específicos a carpetas designadas. Esto puede ahorrarte tiempo y optimizar tu flujo de trabajo.

En hPanel, puedes configurar filtros y reglas de reenvío para automatizar estas tareas, asegurando que tu bandeja de entrada permanezca organizada y los mensajes relevantes sean priorizados.

Utiliza funciones avanzadas

Aprovecha las funciones avanzadas como DKIM personalizado y configuraciones de protección avanzadas en hPanel para mejorar la seguridad y la entregabilidad de tu correo electrónico. Estas configuraciones ayudan a proteger tus correos para que no sean marcados como spam y aseguran que lleguen a las bandejas de entrada de tus destinatarios.

Conclusión

Configurar una dirección de correo profesional es crucial para construir confianza y credibilidad con los clientes.

Usando Hostinger como ejemplo, los pasos principales para configurar una cuenta incluyen:

• Elegir el plan de hosting correcto
• Registrar un dominio personalizado
• Crear las direcciones de correo
• Conectar dichos correos a varias aplicaciones y dispositivos
• Implementar medidas de seguridad y las mejores prácticas de hoy en día
• Entender cómo gestionar tus correos de manera eficiente 

Esto ayuda a garantizar que la comunicación de tu negocio se vea profesional, segura y bien organizada, mejorando la reputación de tu marca y la eficiencia operativa.

Configurar tu correo profesional se convierte en una poderosa herramienta, lo que permite una comunicación eficiente con tus clientes.

FAQs: cómo conseguir un correo profesional