Contratos de agencia: Cómo redactar un contrato eficaz para garantizar un trabajo fluido entre las dos partes

Como propietario de una agencia, prestarás servicios especializados por proyectos. En estos casos, es necesario un contrato de agencia para establecer una asociación sólida entre tu empresa y el cliente.

Un contrato de agencia bien redactado establece las funciones y obligaciones de ambas partes y ayuda a evitar posibles riesgos legales.

En este artículo, explicaremos con más detalle los contratos de agencia: qué son, por qué deberías crear uno y sus aspectos esenciales. También compartiremos las mejores prácticas para crear un contrato de agencia que te ayude a proteger tu negocio.

Por qué dedicar tiempo a redactar un contrato de agencia

Un contrato de agencia define la relación jurídica entre la agencia y su cliente. Garantiza que ambas partes entienden sus funciones y responsabilidades en un proyecto y crea una conciencia mutua de que el cliente debe pagar una compensación a cambio de los servicios prestados.

Si gestionas un negocio basado en servicios, como una agencia de publicidad o una empresa de desarrollo web, puedes beneficiarte de los contratos de agencia para personalizar tus obligaciones en los distintos proyectos.

Además, añadir cláusulas específicas en los contratos de agencia te prepara para posibles medidas legales. Por ejemplo, tu trabajo puede exponer a tu agencia a acciones legales por infracción de la propiedad intelectual (PI) o incumplimiento de contrato.

Esto puede ser especialmente importante si recientemente has pasado de ser freelance a propietario de una agencia y tienes tus propios empleados. En este caso, un contrato de agencia puede hacer a cada empleado responsable de sus propios proyectos, estableciendo la responsabilidad. 

Redacta también cláusulas específicas para proteger a tu agencia de pérdidas operativas o monetarias y revisa el documento antes de firmar el contrato.

Además, recomendamos comunicarte con el cliente incluso después de firmar el contrato de agencia para evitar malentendidos.

¡Importante! Es posible que los propietarios de una agencia de diseño web ya estén familiarizados con una propuesta de desarrollo web. Aunque es similar a un contrato, hay que tener en cuenta que sus propósitos son diferentes. Una propuesta contiene una oferta para presentar a posibles clientes. En cambio, un contrato de agencia es un documento jurídicamente vinculante que establece la relación legal entre la empresa y el cliente.

¿Qué debe incluirse en los contratos de agencia?

Esta sección abordará nueve elementos importantes que debes incluir para crear un contrato de agencia eficaz.

1. Datos del cliente y de la agencia

Añade al principio los nombres y direcciones comerciales registrados de tu agencia y de tu cliente, así como los nombres legales que representen a ambas partes, si es persona natural o jurídica. No olvides tampoco incluir información de contacto, como un número de teléfono y una dirección de correo electrónico profesional.

Redacta un resumen ejecutivo sobre el cliente y tu agencia en el que describas a grandes rasgos la asociación: por qué el cliente contrata a tu empresa y qué servicios debes prestar.

En esta parte se exponen las principales funciones de ambas partes, que se irán detallando a medida que avance el contrato de agencia.

2. Duración del trabajo

La vigencia del contrato es un elemento esencial en el trabajo por proyectos. Por lo tanto, especifica la fecha de inicio y finalización del trabajo y añade plazos para determinadas partes del proyecto si es necesario.

Si eres propietario de una empresa de desarrollo web, calcula un plazo estimado que incluya las fases de prueba, revisión y lanzamiento. De este modo, podrás disponer de más horas de trabajo y ofrecer un plazo realista para completar el proyecto, estableciendo expectativas claras para tu cliente. 

Además, añadir el calendario del proyecto permite a ambas partes saber cuándo debe el cliente realizar el pago por el trabajo terminado.

3. Alcance del trabajo

Esta parte es el elemento principal de un contrato de agencia que debe cubrir en detalle los servicios prestados por tu empresa.

Empieza añadiendo el acuerdo entre tu agencia y el cliente, como se menciona en el resumen ejecutivo. A continuación, enumera todos los entregables y servicios de tu parte en función del plazo estimado.

También recomendamos incluir el número de revisiones que tu agencia está dispuesta a ofrecer a los clientes sin cargo adicional y cuánto tendrán que pagar después.

4. Plan de pagos

Una vez que hayas fijado la vigencia del contrato y el alcance del trabajo, añade un plan de pagos. Normalmente, los precios de las agencias incluyen planes mensuales, por horas o de tarifa plana. Para evitar confusiones, establece claramente qué modelo de remuneración vas a aplicar.

Menciona la cantidad total que debe pagar el cliente y, a continuación, define el proceso. Por ejemplo, puedes establecer un pago inicial del 50% a la firma del contrato y el resto cuando termines el trabajo.

Incluye también el método de pago admitido. De este modo, cada pago pasará por la misma pasarela, lo que facilitará su seguimiento. Por ejemplo, si permites una transferencia bancaria, pon los datos correctos de la cuenta en el contrato.

Además, añade una cláusula para posibles retrasos en los pagos. Normalmente, un agente cobra una comisión por demora. Pero es crucial informar a tu cliente con antelación para evitar conflictos.

5. Cláusula de extinción del contrato

Puedes terminar el contrato antes de la fecha de finalización o cuando alguna de las partes implicadas incumpla determinados términos y condiciones. Sin embargo, tendrás que añadir una cláusula que permita la extinción del contrato.

Incluir esta cláusula mitiga los posibles riesgos legales. De este modo, ambas partes pueden obtener sus derechos de salida cuando se separen.

Normalmente, la extinción del contrato puede producirse por los siguientes motivos:

• Mutuo acuerdo:. Puede que descubras que la asociación con la agencia no añadía valor para ambas partes. O puede que te encuentres con una relación laboral negativa y desees despedir a un cliente de forma ética.  
• Incumplimiento de contrato: Implica que una de las partes no cumplió con los términos acordados en el contrato, lo que puede incluir retrasos en la finalización del proyecto, pagos atrasados y un desempeño insatisfactorio.
• Fuerza mayor: Esta condición excusa a ambas partes de cumplir con sus responsabilidades debido a circunstancias fuera de su control, como desastres naturales, guerras, terrorismo y pandemias.

Asegúrate de incluir la fecha de terminación y el plazo de preaviso al redactar esta cláusula. Asimismo, menciona brevemente la indemnización por daños y perjuicios resultante de la terminación; puedes añadir más detalles en la sección de consecuencias.

6. Consecuencias del incumplimiento del contrato

El objetivo de esta cláusula es resolver una disputa por incumplimiento y garantizar que la parte inocente obtenga una reparación legal de los daños. 

Esta cláusula debe explicar con más detalle qué ocurrirá si alguna de las partes incumple el contrato de agencia. Por lo tanto, debes ser exacto al establecer las consecuencias para asegurarte de que tu empresa y el cliente cumplen con las obligaciones legales. 

Normalmente, la parte que incumple el contrato debe pagar una indemnización por cualquier pérdida económica. Además del dinero, pueden aplicarse otros tipos de consecuencias, como la indemnización material. En este caso, la parte infractora deberá entregar determinados productos o servicios según lo acordado de antemano.

7. Propiedad legal

La propiedad intelectual (PI) es un elemento esencial en los contratos de agencia. Dado que la asociación implica trabajos creativos que pueden contener derechos de autor, marcas registradas, patentes y secretos comerciales, debes prestar atención a la titularidad de la PI.

Añadir una cláusula de PI permite a las partes implicadas establecer normas generales sobre quién obtendrá la propiedad una vez finalizado el trabajo.

En general, la propiedad irá directamente al autor, que es la agencia. Sin embargo, si tu agencia permite la transferencia de la propiedad de la PI a otras partes, debes incluir más información sobre los procesos en el contrato.

Asegúrate de que el contrato de agencia cubra los siguientes elementos para evitar posibles problemas derivados de la cesión de la PI:

• Descripción de la propiedad intelectual que se va a transferir
• Las partes que intervienen en el proceso
• El precio del contrato de cesión de PI
• El momento en que tiene lugar la cesión de PI

Si son varias las partes que firman el contrato de agencia, también es importante establecer un acuerdo sobre la concesión de licencias: definir quién puede utilizar la propiedad intelectual y en qué ocasiones.

8. Confidencialidad

Esta cláusula de confidencialidad prohíbe a las empresas implicadas compartir información comercial confidencial con terceros. Los datos confidenciales pueden incluir la política de pagos, las estrategias de precios, la información financiera y la propiedad intelectual.

La cláusula de confidencialidad añade un valor de confianza a tu agencia, ya que el cliente sabe que su información estará a salvo. Además, puede evitar que el cliente haga un mal uso de tu información.

Por ejemplo, un cliente puede distribuir tus diseños protegidos por derechos de autor a otras agencias durante la colaboración. Para evitar este riesgo, puedes añadir una cláusula que impida al cliente compartir tus diseños y trabajar con otras agencias durante la colaboración.

Si se produce una situación de este tipo, tu agencia puede emprender acciones legales por violación de la confidencialidad relacionada con la propiedad intelectual.

9. Cláusula de indemnización

Una cláusula de indemnización implica que una parte defenderá a la otra si se produce un pleito en el futuro. Por tanto, puedes enfrentarte a enormes pérdidas monetarias si no estableces una exención de responsabilidad.

Por ejemplo, tu cliente es demandado por violar los derechos de autor de tu trabajo de diseño web. Si tu empresa acepta colaborar en una demanda de propiedad intelectual, entrarás en el proceso de litigio. Por lo tanto, es posible que tengas que pagar honorarios legales si el caso no se resuelve.

La cláusula de indemnización puede resultar confusa, pero es una medida preventiva que deberás considerar seriamente. Te recomendamos que consultes con tu equipo jurídico o te pongas en contacto con un abogado con experiencia en la redacción de cláusulas de indemnización.

Buenas prácticas para redactar contratos de agencia

Ahora que ya conoces los aspectos clave de un contrato de agencia, aquí tienes algunos consejos útiles que te ayudarán a crear uno sólido.

Pide siempre ayuda legal cuando crees contratos

Entender términos jurídicos complejos puede resultar desalentador. Seguramente no querrás incorporar terminología y cláusulas erróneas que puedan acarrearte problemas. Por lo tanto, pide ayuda a profesionales del derecho para que te asesoren a la hora de destacar las responsabilidades legales de cada parte en el contrato. Además, puedes adaptar cláusulas específicas del sector para una mejor protección.

Haz una lista de tus condiciones para evitar que se amplíe el alcance del contrato

Redacta siempre un alcance específico del trabajo para evitar que los clientes te encarguen tareas adicionales sin pagar más. Por ejemplo, puedes incluir una cláusula de pago adicional por cualquier solicitud de cambios no definidos en el contrato.

Haz de los pagos puntuales un hábito

Evita los retrasos en los pagos de los clientes estableciendo plazos de pago en el contrato de agencia. A veces puede que trabajes con empresas con plazos de pago de varios días. Cuanto antes les factures, antes podrán empezar a tramitar y efectuar los pagos a tiempo. Por eso es importante ajustar el calendario de pagos a los distintos clientes.

Incluye siempre una cláusula de confidencialidad

Es esencial añadir en el contrato de agencia cláusulas de divulgación detalladas. Así, tu agencia podrá ahorrar más tiempo y dinero en caso de incumplimiento del contrato. Por ejemplo, no necesitarás crear un acuerdo aparte para liquidar los pagos atrasados cuando hayas incluido procesos específicos en la cláusula de consecuencias.

Haz contratos flexibles

Aunque debes ser estricto con la mayoría de las cláusulas, como el alcance del trabajo y las consecuencias en los contratos de agencia, añadir cierta flexibilidad para los términos de apoyo será estupendo. Por ejemplo, en lugar de añadir plazos fijos para todos los entregables tangibles, puedes establecer un calendario mensual para cada fase del proyecto para enviar los trabajos terminados a los clientes.

Conclusión

Un contrato de agencia es un documento legal que recoge las normas básicas entre una agencia y sus clientes. Redactar acuerdos de agencia sólidos puede ayudar a evitar pérdidas por incumplimiento de contrato y posibles riesgos de litigio.

Cuando redactes un contrato de agencia, presta atención a los siguientes elementos:

1. Añadir detalles sobre los nombres y direcciones de las empresas registradas, junto con un resumen ejecutivo.
2. Fijar las fechas de inicio y finalización de cada proyecto.
3. Redactar una cláusula específica sobre el alcance del trabajo para evitar solicitudes de trabajo adicional sin cobrar.
4. Establecer un calendario de pagos claro para tus clientes.
5. Incluir una cláusula de terminación con información sobre la fecha de entrada en vigor y el plazo de preaviso.
6. Indicar detalladamente las consecuencias debidas para evitar el incumplimiento del contrato.
7. Explicar los procedimientos legales de titularidad en los contratos de agencia.
8. Incluir una cláusula detallada de confidencialidad.
9. Redactar una cláusula de indemnización adecuada con ayuda de expertos jurídicos.

Esperamos que este artículo te ayude a comprender la importancia de crear contratos de agencia para tu empresa. Asegúrate de consultar con profesionales del derecho para crear un contrato de cliente eficaz.

Si tienes alguna pregunta sobre los contratos de agencia, deja un comentario a continuación.